FAX注文の手入力ミスを減らす方法

更新日 2026-11-03

ミスの多くは「数量の読み違い」「ケースとバラの取り違え」「似た商品の選び間違い」です。全件を同じ注意で見直すより、間違いやすい箇所に絞って確認する仕組みのほうが効果があります。

起きやすいミス

FAXは送受信のときに画質が落ち、手書きの「1」と「7」、「6」と「0」が区別しにくくなります。かすれて桁が抜けることもあります。

「3」が3ケースなのか3本なのかを取り違えると、出荷量が入数倍ずれます。単位の欄が「〃」や空欄のときに起きやすいミスです。

「醤油」とだけ書かれていると、容量違いや銘柄違いの商品から選ぶことになります。取引先ごとにいつもの商品が決まっていても、それを知っているのが特定の担当者だけ、ということがよくあります。

取引先ごとの「いつもの商品」を表にする：「A店の『しょうゆ』＝商品コード1001」のような対応表を作り、担当者以外も見られるようにします。
数量に上限の目安を持つ：その取引先がふだん頼む量の数倍を超えたら、電話やFAXで確認するルールにします。
単位が書かれていない行は確認する：「〃」は直前の行の単位、空欄は確認、と決めておきます。
全件見直しより、怪しい所の確認：全件を二重チェックすると、時間がかかるうえに見落としも出ます。読みにくい数字・初めての品名・いつもと違う数量だけを確認するほうが確実です。

FAX受注は締切前の30〜60分に集中しやすく、その時間のために人を配置せざるを得ないという指摘があります。入力の一部を自動化して、締切前の作業を「確認だけ」にできると、残業や応援の人手を減らせます。

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